TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

1. IDENTIFICACIÓN DEL OPERADOR

La plataforma digital La Colmena es operada por Syncdata Solutions AJ, proveedor tecnológico especializado en el desarrollo de soluciones empresariales bajo modelos digitales avanzados. Es una entidad legalmente constituida en la Cámara de Comercio de Bucaramanga, Colombia, como persona natural identificada con matrícula mercantil No. 664251 y NIT 700278001-0. En adelante, se denominará EL OPERADOR.

EL OPERADOR es responsable de la infraestructura tecnológica, la disponibilidad del servicio y el correcto funcionamiento del sistema.

EL OPERADOR no accede, supervisa ni interviene en el contenido de la información gestionada por los usuarios, salvo en los casos expresamente previstos por la ley o requerimientos de autoridad competente.

EL OPERADOR actuará como RESPONSABLE del tratamiento respecto de los datos necesarios para la operación de la plataforma, y como ENCARGADO respecto de los datos gestionados directamente por los usuarios dentro del sistema.

2. NATURALEZA DEL SERVICIO

La Colmena es un ecosistema digital empresarial estructurado, diseñado para la administración, organización y procesamiento de información dentro de entornos corporativos. A diferencia de plataformas tradicionales, La Colmena no opera como una herramienta aislada, sino como un sistema integral que permite:

• Centralizar la operación empresarial
• Estructurar procesos organizacionales
• Gestionar información de manera lógica y continua
• Establecer un entorno digital unificado de trabajo

La plataforma integra múltiples componentes tecnológicos que funcionan de manera coordinada, permitiendo a las organizaciones operar dentro de un sistema digital estructurado y adaptable a sus necesidades. Asimismo, el sistema incorpora mecanismos de interacción, incluyendo interfaces por voz vinculadas a mecanismos de autenticación biométrica como parte de su modelo de operación.

La plataforma no constituye un sistema de asesoría profesional, ni sustituye la toma de decisiones humanas dentro de la organización.

3. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS

La aceptación de estos términos podrá ser registrada mediante mecanismos electrónicos, incluyendo registros de sistema (logs), marcas de tiempo y confirmaciones explícitas dentro de la plataforma.

El acceso, registro o uso de la plataforma implica:

• La aceptación expresa de estos Términos y Condiciones
• La aceptación de las políticas asociadas al servicio
• El reconocimiento de las condiciones técnicas del sistema

En caso de no estar de acuerdo, el usuario deberá abstenerse de utilizar la plataforma.

4. REGISTRO Y CUENTA

Para utilizar el servicio, el usuario deberá:

• Registrarse proporcionando información veraz, completa y actualizada
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales
• Garantizar el uso adecuado de su cuenta

Veracidad de la información

El usuario se compromete a suministrar información real y verificable, incluyendo, pero no limitada a:

• Nombre o razón social
• Documento de identidad o NIT
• Datos del representante legal (cuando aplique)
• Información de contacto

Cuando el registro se realice en nombre de una persona jurídica, el usuario declara contar con facultades suficientes para actuar en su representación.

Cualquier acceso realizado mediante las credenciales del usuario se considerará efectuado por este, salvo prueba en contrario.

El incumplimiento de esta obligación podrá afectar la prestación del servicio.

5. AUTENTICACIÓN Y SEGURIDAD

El acceso a la plataforma se encuentra protegido mediante mecanismos de seguridad definidos por EL OPERADOR.

Estos incluyen:

• Credenciales de acceso
• Mecanismos de autenticación biométrica obligatoria
• Registro de eventos (logs) para auditoría y seguridad del sistema

El usuario acepta estos mecanismos como parte esencial del sistema.

Los registros de eventos podrán ser utilizados para fines de seguridad, auditoría, trazabilidad operativa y cumplimiento legal.

El usuario es responsable de garantizar la seguridad de los dispositivos y entornos desde los cuales accede a la plataforma.

6. MODELO DE SERVICIO

La Colmena opera bajo un modelo de software como servicio (SaaS), lo que implica:

• Acceso remoto a la plataforma
• Disponibilidad del servicio durante la vigencia de la suscripción
• Infraestructura gestionada por EL OPERADOR

La plataforma permite la operación simultánea de múltiples organizaciones, garantizando separación lógica y estructural de los datos entre ellas.

EL OPERADOR no garantiza disponibilidad ininterrumpida del servicio, aunque implementa medidas razonables para asegurar su continuidad operativa.

7. USO PERMITIDO

El usuario se compromete a:

• Utilizar la plataforma conforme a la normativa aplicable en su jurisdicción
• Hacer uso legítimo del sistema
• Respetar la integridad técnica del servicio

Queda prohibido:

• Intentar vulnerar la seguridad del sistema
• Acceder sin autorización a otros entornos o cuentas
• Interferir con el funcionamiento del servicio
• Utilizar la plataforma para fines ilícitos
• Utilizar mecanismos automatizados no autorizados para interactuar con el sistema
• Intentar realizar ingeniería inversa, descompilación o análisis del sistema

8. PLANES, PAGOS Y SUSCRIPCIÓN

El servicio se ofrece bajo modalidad de suscripción mensual. Condiciones:

• La activación del servicio se realiza una vez confirmado el pago
• El acceso se mantiene mientras la suscripción esté activa
• La falta de pago puede generar suspensión del servicio

Los pagos son procesados mediante terceros autorizados.

EL OPERADOR no almacena información financiera sensible.

No se realizan devoluciones, salvo en los casos en que la ley aplicable lo exija.

La suscripción no se renovará automáticamente. El sistema notificará al usuario con al menos cinco (5) días de anticipación sobre la fecha de vencimiento del servicio.

En caso de no renovación, la suspensión del servicio no implica la eliminación de los datos almacenados.

9. CONTINUIDAD DEL SERVICIO

La plataforma está diseñada para operar de forma continua, estable y controlada procurando minimizar cualquier impacto en la operación del usuario.

Las actualizaciones, mejoras o ajustes técnicos:

• Se ejecutan bajo planificación controlada
• Se implementan procurando no afectar la operación normal del usuario
• Serán informadas previamente cuando impliquen cambios relevantes

El sistema se gestiona bajo criterios de estabilidad, control y confiabilidad operativa.

Podrán realizarse ventanas de mantenimiento programado que serán informadas previamente cuando sea posible.

10. RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA

EL OPERADOR es responsable del funcionamiento técnico de la plataforma y de la correcta ejecución de sus procesos internos, incluyendo la coherencia de la lógica del sistema.

No garantiza la exactitud, integridad o idoneidad de los resultados derivados del uso del sistema, los cuales dependen de la información ingresada por el usuario y del uso que este realice de la plataforma.

En caso de presentarse errores atribuibles al sistema, EL OPERADOR realizará las correcciones correspondientes.

11. ALCANCE DEL SISTEMA

La Colmena permite la gestión estructurada de información empresarial dentro de un entorno digital.

Sin embargo:

• Las decisiones empresariales corresponden exclusivamente al usuario
• La interpretación y uso de la información es responsabilidad del usuario

EL OPERADOR no será responsable por decisiones, acciones o resultados derivados del uso de la información generada dentro de la plataforma.

12. PROPIEDAD INTELECTUAL

Todos los derechos sobre la plataforma, incluyendo:

• Software
• Arquitectura
• Lógica operativa
• Diseño

pertenecen exclusivamente a Syncdata Solutions AJ.

• Queda prohibido:
• Reproducir
• Copiar
• Modificar
• Distribuir

cualquier componente sin autorización expresa.

Los resultados generados por la plataforma no implican cesión de derechos sobre la tecnología, algoritmos o modelos utilizados para su generación.

El acceso a la plataforma no otorga al usuario ningún derecho sobre su estructura, funcionamiento interno o tecnología subyacente.

13. SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN

El usuario podrá cancelar su suscripción en cualquier momento.

EL OPERADOR podrá suspender o terminar el acceso al servicio en caso de:

• Incumplimiento de estos términos
• Falta de pago
• Uso indebido de la plataforma detectado mediante mecanismos técnicos automatizados de seguridad del sistema

La suspensión se realizará sin acceso al contenido interno del usuario, respetando la arquitectura de privacidad del sistema.

La terminación del servicio no implica la eliminación automática de los datos, los cuales serán tratados conforme a la Política de Privacidad.

14. ALCANCE LEGAL Y JURISDICCIÓN

Estos términos aplican a usuarios a nivel nacional e internacional. Se interpretan conforme a principios generales del derecho comercial y tecnológico, sin perjuicio de la normativa imperativa aplicable en la jurisdicción del usuario en la jurisdicción del usuario y, como base, la legislación de la República de Colombia.

Cualquier controversia será resuelta conforme a la legislación colombiana y sometida a la jurisdicción de los jueces competentes en Colombia.

15. MODIFICACIONES

EL OPERADOR podrá actualizar estos términos cuando sea necesario.

Las modificaciones serán informadas a los usuarios y entrarán en vigor a partir de su publicación.

El uso continuado de la plataforma después de la entrada en vigor de las modificaciones implica la aceptación de las mismas.

16. CONTACTO

Para solicitudes legales, contractuales, técnicas o relacionadas con el servicio, EL OPERADOR dispone de los siguientes canales oficiales:

• Soporte técnico: support@syncdatasolutionsaj.com

Adicionalmente, EL OPERADOR podrá habilitar formularios internos dentro de la plataforma como canal principal de atención, los cuales tendrán la misma validez que los canales anteriormente mencionados.

17. USO DE IDENTIDAD VISUAL DEL CLIENTE

El usuario autoriza a EL OPERADOR a utilizar elementos básicos de identificación de su empresa, tales como:

• Nombre comercial
• Logotipo corporativo

con el propósito de:

• Identificación dentro de la plataforma
• Visualización en entornos asociados al servicio, incluyendo interfaces del sistema y espacios públicos controlados como la landing page del producto

Este uso:

• No implica cesión de derechos de propiedad intelectual
• No constituye explotación comercial independiente
• Se limita exclusivamente a fines de identificación dentro del ecosistema

El usuario garantiza que cuenta con los derechos necesarios sobre los elementos proporcionados.

18. OBLIGACIONES DEL USUARIO

El usuario se compromete a:

• Utilizar la plataforma de forma legal y conforme a la normativa aplicable en su jurisdicción
• No utilizar el sistema para actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias al orden público
• Garantizar que la información ingresada al sistema es legítima y obtenida de forma lícita
• Asumir la responsabilidad total sobre el uso que haga de la plataforma
• Garantizar que los datos importados desde sistemas externos cuentan con autorización para su tratamiento

El usuario reconoce que es el único responsable de:

• Los datos que ingresa
• Los procesos que ejecuta
• Las decisiones que toma con base en el sistema

19. USO INDEBIDO Y RESPONSABILIDAD

El usuario se obliga a no utilizar la plataforma para:

• Actividades ilegales
• Fraude
• Lavado de activos
• Manejo de información ilícita

EL OPERADOR no ejerce control ni supervisión sobre la información interna de los usuarios, debido a la arquitectura del sistema.

En consecuencia:

• EL OPERADOR no tiene conocimiento directo sobre los datos gestionados por el usuario
• EL OPERADOR no es responsable por el uso indebido que el usuario haga del sistema

Toda responsabilidad derivada del uso de la plataforma recae exclusivamente en el usuario

20. MODIFICACIÓN DE PRECIOS

EL OPERADOR se reserva el derecho de:

• Modificar los precios de los planes
• Actualizar las condiciones comerciales del servicio

Cualquier modificación será:

• Informada previamente al usuario
• Aplicable a partir del siguiente ciclo de facturación

El uso continuado del servicio después de la entrada en vigor de los cambios implica la aceptación de las nuevas condiciones.

21. VIGENCIA

La presente Terminos y Condiciones de Uso entra en vigencia a partir de su publicación.

Fecha de publicación: viernes 3 de julio del 2026