POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales realizado a través de la plataforma La Colmena, operada por Syncdata Solutions AJ.

En adelante, se denominará EL RESPONSABLE.

EL RESPONSABLE actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para la operación de la plataforma.

Respecto de los datos personales que los usuarios gestionan dentro del sistema, EL RESPONSABLE actúa como encargado del tratamiento, limitándose a prestar la infraestructura tecnológica sin acceso al contenido de la información.

2. ALCANCE

Esta política aplica a:

• Usuarios registrados en la plataforma
• Empresas que utilizan el sistema
• Cualquier persona cuyos datos sean tratados en el marco del uso del servicio

El tratamiento de datos se realiza conforme a:

• La legislación aplicable en la jurisdicción del usuario
• Y, como marco base, la normativa de protección de datos de la República de Colombia

Esta política también aplica al tratamiento de datos personales de terceros que sean incorporados por los usuarios dentro de la plataforma, bajo su exclusiva responsabilidad.

3. PRINCIPIOS DE TRATAMIENTO

EL RESPONSABLE se compromete a que el tratamiento de datos personales se realice conforme a los siguientes principios:

• Legalidad
• Finalidad
• Libertad
• Transparencia
• Acceso restringido
• Seguridad
• Confidencialidad
• Minimización de datos
• Responsabilidad demostrada

4. DATOS RECOPILADOS

4.1 Datos de identificación

• Nombre completo o razón social
• Documento de identidad o NIT
• Correo electrónico
• Número de contacto
• Fotografía de empleados (opcional)

4.2 Datos de autenticación

• Credenciales de acceso
• Información asociada a autenticación biométrica

Biometría (huella vocal obligatoria)

El acceso a la plataforma requiere autenticación mediante reconocimiento de voz.

Esto implica:

• Generación de una huella biométrica basada en características únicas de la voz
• Transformación de dicha información en estructuras matemáticas irreversibles
• Almacenamiento seguro de estos datos en la base de datos

⚠️ Importante:

• No se almacena audio en bruto
• No se almacenan grabaciones de voz
• La información biométrica no puede ser revertida ni reconstruida
• Los datos biométricos son almacenados de forma cifrada

Dado que la autenticación biométrica constituye un requisito técnico esencial para la prestación del servicio, el usuario reconoce que la no autorización para el tratamiento de este dato implica la imposibilidad de acceder a la plataforma.

El tratamiento de datos biométricos se realiza bajo medidas reforzadas de seguridad, dada su naturaleza de dato sensible, conforme a la normativa aplicable.

4.3 Datos empresariales

Corresponden a la información que el usuario decide ingresar y gestionar dentro del sistema bajo su exclusiva responsabilidad, incluyendo:

• Datos operativos
• Información administrativa
• Registros de gestión

4.4 Archivos cargados

• Documentos
• Imágenes
• Logotipos
• Recursos empresariales

4.5 Datos importados por el usuario

El usuario podrá importar datos provenientes de sistemas externos, incluyendo otros softwares o plataformas utilizadas previamente.

Esto implica:

• Carga manual de archivos (ej. CSV, Excel u otros formatos compatibles)
• Transferencia de información desde sistemas externos autorizados por el usuario
• Futura integración mediante interfaces de programación (API), cuando aplique

El usuario garantiza que:

• Cuenta con autorización para tratar dichos datos
• La información fue obtenida de forma lícita
• Cumple con la normativa aplicable en materia de protección de datos

EL RESPONSABLE no verifica el origen de los datos importados, siendo esta una responsabilidad exclusiva del usuario.

EL RESPONSABLE no asume responsabilidad sobre la licitud, veracidad o integridad de los datos importados por el usuario.

5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Permitir el acceso seguro a la plataforma
• Habilitar el funcionamiento del sistema
• Gestionar procesos internos del usuario dentro del sistema
• Garantizar la seguridad tecnológica
• Cumplir obligaciones legales
• Gestionar la relación contractual con el usuario
• Atender solicitudes, consultas y requerimientos

6. ARQUITECTURA DE PRIVACIDAD

La plataforma La Colmena ha sido diseñada bajo un modelo de privacidad estructural orientado a la protección de la información empresarial.

6.1 Aislamiento de datos

• Cada empresa opera en un entorno independiente
• Existe separación lógica de la información
• No hay cruce de datos entre usuarios

6.2 Acceso restringido

EL RESPONSABLE no accede, consulta ni explota la información empresarial almacenada por los usuarios.

Esto implica que:

• Los datos son gestionados exclusivamente por el usuario
• No existe revisión manual de la información
• No se realiza uso comercial de los datos

EL RESPONSABLE no realiza acceso deliberado al contenido empresarial, salvo en los siguientes casos:

• Requerimientos de autoridad competente
• Cumplimiento de obligaciones legales
• Solicitud expresa del usuario a través de los canales oficiales

En ningún caso EL RESPONSABLE realiza acceso sistemático, permanente o con fines de análisis sobre la información empresarial del usuario.

6.3 Procesamiento técnico

El sistema puede procesar información de manera automatizada con el único fin de:

• Ejecutar funcionalidades del sistema
• Responder a solicitudes del usuario
• Mantener la operatividad de la plataforma

Dicho procesamiento no implica intervención humana ni acceso al contenido empresarial.

7. USO DE INFORMACIÓN VISIBLE

El sistema podrá mostrar automáticamente elementos visuales proporcionados por el usuario, tales como logotipos empresariales, en espacios del ecosistema digital.

Este uso tiene como finalidad:

• Representar visualmente la existencia de empresas dentro del sistema
• Mostrar de forma agregada la participación de usuarios en el ecosistema

Este proceso:

• Es automatizado
• No constituye uso comercial del logotipo
• No implica explotación de marca
• No implica cesión de derechos

El nombre comercial será utilizado exclusivamente dentro del entorno interno de gestión del usuario.

8. TRANSFERENCIA A TERCEROS

Los datos personales podrán ser tratados por terceros únicamente cuando sea estrictamente necesario para:

• Procesamiento de pagos
• Facturación electrónica
• Cumplimiento de obligaciones legales
• Operación técnica del sistema

En estos casos:

• El acceso se limita a lo estrictamente necesario
• Se aplican medidas de seguridad equivalentes
• Los terceros actúan como encargados del tratamiento

Queda expresamente prohibido:

• Vender
• Alquilar
• Ceder
• Comercializar

los datos personales o empresariales de los usuarios.

Los datos podrán ser almacenados en infraestructuras ubicadas fuera del país, garantizando niveles adecuados de protección conforme a estándares internacionales.

En todos los casos, se garantizará que dichos terceros cumplan con obligaciones de confidencialidad y protección de datos conforme a la normativa aplicable.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

EL RESPONSABLE implementa medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la información, tales como:

• Cifrado de datos
• Autenticación avanzada
• Control de accesos
• Monitoreo técnico del sistema

El monitoreo:

• Se limita a aspectos técnicos
• No incluye acceso al contenido empresarial
• No implica supervisión de la información del usuario

10. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer sus datos personales
• Acceder a la información que haya sido tratada
• Actualizar sus datos
• Rectificar información inexacta
• Solicitar la eliminación de sus datos
• Revocar la autorización otorgada
• Presentar quejas ante la autoridad competente
• Solicitar prueba de la autorización otorgada

Estos derechos podrán ejercerse a través de los canales oficiales definidos por EL RESPONSABLE.

11. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados:

• Durante la vigencia de la relación contractual
• Incluso en estado de suspensión del servicio

En caso de suspensión:

• La cuenta será inhabilitada
• Los datos permanecerán almacenados de forma segura

⚠️ Eliminación de datos

La eliminación de la información solo se realizará cuando:

• Exista una solicitud expresa
• Sea enviada por el titular o el representante legal
• Se realice a través de los canales oficiales definidos por EL RESPONSABLE

En ausencia de dicha solicitud:

• Los datos podrán conservarse de manera indefinida
• Sin acceso operativo por parte del usuario

Los datos podrán conservarse mientras exista una finalidad legítima, incluyendo:

• Cumplimiento de obligaciones legales
• Protección de información empresarial
• Soporte de relaciones contractuales

12. MODIFICACIONES

EL RESPONSABLE podrá actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento.

Las modificaciones serán comunicadas mediante:

• Notificaciones dentro de la plataforma
• Canales oficiales de contacto

Se informará con antelación razonable la fecha de entrada en vigencia de los cambios.

El uso continuado del servicio después de la entrada en vigencia implica la aceptación de la política actualizada.

13. CONTACTO

Para solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, el titular podrá utilizar los siguientes canales oficiales:

• Soporte técnico: support@syncdatasolutionsaj.com

Adicionalmente, EL RESPONSABLE podrá habilitar formularios internos dentro de la plataforma como canal principal de atención.

Los formularios internos podrán requerir autenticación del usuario y serán considerados canales oficiales válidos para efectos legales, contractuales y de protección de datos.

14. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los terceros que participen en el tratamiento de datos personales actuarán como encargados del tratamiento, conforme a lo establecido en la normativa aplicable.

Estos estarán obligados a:

• Garantizar la confidencialidad de la información
• Aplicar medidas de seguridad adecuadas
• Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones del RESPONSABLE

EL RESPONSABLE verificará que dichos terceros cumplan con estándares adecuados de protección de datos antes de permitir su intervención.

15. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

El titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida a EL RESPONSABLE a través de los canales oficiales o formularios internos habilitados.

Consultas

Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.

En caso de imposibilidad:

• Se informará al solicitante
• El plazo podrá extenderse hasta cinco (5) días hábiles adicionales

Reclamos

El titular podrá presentar reclamos cuando considere que la información debe ser:

• Corregida
• Actualizada
• Eliminada

El procedimiento será:

• Identificación del titular
• Descripción de los hechos
• Documentos de soporte (si aplica)

El término de respuesta será de máximo quince (15) días hábiles.

16. AUTORIDAD DE CONTROL

El titular tiene derecho a presentar quejas ante la autoridad competente en materia de protección de datos.

En Colombia, la autoridad es:

• Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

17. VIGENCIA

La presente Política de Privacidad entra en vigencia a partir de su publicación.

Fecha de publicación: viernes 3 de julio del 2026