POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Razón social: Syncdata Solutions AJ
Tipo de persona: Persona natural comerciante
NIT / Documento: 700278001-0
Matrícula Mercantil No. 664251
Domicilio: Bucaramanga, Colombia
Soporte técnico: support@syncdatasolutionsaj.com

En adelante, EL RESPONSABLE.

2. OBJETO

La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos bajo los cuales EL RESPONSABLE realiza el tratamiento de datos personales dentro de la plataforma La Colmena, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

Asimismo, define las condiciones de administración de las bases de datos, las finalidades del tratamiento y los mecanismos para garantizar los derechos de los titulares, en cumplimiento de la normativa vigente.

3. MARCO LEGAL

El tratamiento de datos personales se rige por:

🇨🇴 Normativa colombiana:

• Constitución Política de Colombia (Artículo 15)
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015

Estándares internacionales (referenciales):
EL RESPONSABLE adopta principios alineados con estándares internacionales de protección de datos (GDPR), incluyendo:

• Privacidad desde el diseño
• Minimización de datos
• Responsabilidad proactiva
• Seguridad por defecto

Estos estándares se aplican como buenas prácticas y no sustituyen la normativa colombiana vigente.

4. DEFINICIONES

Para efectos de la presente política, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, en particular:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Art. 3, Ley 1581 de 2012)
• Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos biométricos. (Art. 5, Ley 1581 de 2012)
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. (Art. 3)
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Art. 3)
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. (Art. 3)
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable. (Art. 3)
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato biométrico: Información sensible obtenida a partir de características físicas o comportamentales del titular, utilizada para su identificación única, como la huella vocal.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

5. PRINCIPIOS

EL RESPONSABLE aplicará los siguientes principios conforme a la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad
• Finalidad
• Libertad
• Veracidad o calidad
• Transparencia
• Acceso y circulación restringida
• Seguridad
• Confidencialidad

Adicionalmente, EL RESPONSABLE adopta principios técnicos complementarios:

• Minimización de datos
• Privacidad desde el diseño
• Seguridad por defecto

6. DATOS TRATADOS

EL RESPONSABLE realiza el tratamiento de las siguientes categorías de datos personales:

6.1 Datos de identificación

• Nombre completo
• Documento de identidad o NIT
• Correo electrónico
• Número de teléfono

6.2 Datos de autenticación biométrica (datos sensibles)

La plataforma utiliza un sistema de autenticación basado en huella vocal como mecanismo obligatorio de acceso.

Este proceso implica:

• La captura controlada de patrones de voz
• La generación de representaciones matemáticas (plantillas biométricas)
• El almacenamiento cifrado de dichas representaciones

⚠️ EL RESPONSABLE declara expresamente que:

• No almacena grabaciones de audio
• No conserva la voz en formato reproducible
• No utiliza los datos biométricos para finalidades distintas a la autenticación

Los datos biométricos son considerados datos sensibles conforme a la Ley 1581 de 2012.

6.3 Datos empresariales

Corresponden a la información ingresada por el usuario dentro de la plataforma, incluyendo:

• Información operativa
• Información administrativa
• Registros internos de gestión
• Datos estructurados por el usuario

6.4 Archivos

• documentos
• imágenes
• archivos cargados por el usuario
• elementos gráficos empresariales

7. FINALIDADES

EL RESPONSABLE tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

• Permitir el acceso seguro a la plataforma mediante autenticación biométrica
• Gestionar la operación integral del sistema La Colmena
• Ejecutar procesos empresariales definidos por el usuario
• Administrar cuentas y perfiles de usuario
• Garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad del sistema
• Realizar control técnico, monitoreo y prevención de accesos no autorizados
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias

En ningún caso los datos serán utilizados para:

• Comercialización de información
• Venta o cesión a terceros no autorizados
• Análisis externo con fines publicitarios

8. AUTORIZACIÓN

El tratamiento de datos personales se realiza conforme a lo establecido en el Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, garantizando la autorización previa, expresa e informada del titular.

La autorización se obtiene mediante:

• Aceptación de términos y condiciones
• Registro en la plataforma
• Uso activo del sistema

8.1 Autorización para datos sensibles

En cumplimiento del Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012:

• El titular autoriza de manera expresa el tratamiento de sus datos biométricos
• Se informa que dichos datos tienen carácter sensible

⚠️ Condición técnica del servicio:

La autenticación biométrica constituye un requisito esencial para el acceso y uso de la plataforma.

En consecuencia:

• La no autorización del tratamiento de datos biométricos imposibilita el uso del sistema
• No existe un mecanismo alternativo de autenticación dentro del modelo operativo de La Colmena

Esta condición responde a razones de seguridad, arquitectura del sistema y protección de la información empresarial.

9. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informado sobre el uso de sus datos
• Presentar consultas ante EL RESPONSABLE
• Presentar reclamos por incumplimiento de la normativa
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente
• Revocar la autorización otorgada
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales

El ejercicio de estos derechos se realizará conforme a los procedimientos definidos en la presente política.

10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

El titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida a EL RESPONSABLE a través de los canales oficiales o formularios internos habilitados.

10.1 Consultas

En cumplimiento del Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012:

• Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles
• En caso de no ser posible, se informará al solicitante antes del vencimiento del término
• El plazo podrá extenderse hasta cinco (5) días hábiles adicionales

10.2 Reclamos

En cumplimiento del Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

El titular podrá presentar reclamos cuando considere que la información debe ser:

• Corregida
• Actualizada
• Suprimida

El reclamo deberá contener:

• Identificación del titular
• Descripción de los hechos
• Datos de contacto
• Documentos de soporte (cuando aplique)

El término de respuesta será de máximo quince (15) días hábiles.

En caso de requerir información adicional, se solicitará al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

EL RESPONSABLE implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas orientadas a proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido.

Estas medidas incluyen:

• Cifrado de datos en reposo y en tránsito
• Autenticación biométrica obligatoria
• Control de accesos basado en roles
• Registros de eventos (logs) para trazabilidad
• Monitoreo técnico del sistema
• Segmentación de entornos

El monitoreo realizado por EL RESPONSABLE:

• No implica acceso al contenido empresarial del usuario
• Se limita a eventos técnicos, operativos y de seguridad
• Tiene como finalidad la protección del sistema y la prevención de incidentes

EL RESPONSABLE adopta un enfoque de seguridad basado en principios de mínimo privilegio y necesidad de acceso.

12. ARQUITECTURA DE PRIVACIDAD

La plataforma La Colmena opera bajo un modelo de arquitectura orientado a la protección de datos desde su diseño.

Este modelo incluye:

🔒 Aislamiento lógico de datos (multi-tenant)

Cada empresa opera en un entorno independiente
No existe acceso cruzado entre organizaciones
Los datos son segregados a nivel de arquitectura

🔒 Acceso restringido

EL RESPONSABLE:

No accede al contenido empresarial de los usuarios
No consulta información interna de las organizaciones
No realiza tratamiento manual sobre los datos ingresados

🔒 Procesamiento automatizado

• El sistema ejecuta procesos sin intervención humana directa
• Las operaciones responden exclusivamente a acciones del usuario
• No existe análisis externo de la información empresarial

Este modelo garantiza que el tratamiento de datos se limite estrictamente a la operación del sistema.

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

EL RESPONSABLE podrá realizar transmisión de datos personales a terceros encargados del tratamiento cuando sea necesario para la operación del servicio.

Estos terceros podrán participar en:

• Procesamiento de pagos
• Facturación electrónica
• Infraestructura tecnológica
• Cumplimiento de obligaciones legales

En estos casos:

• Los terceros actúan como encargados del tratamiento
• Se suscriben acuerdos de confidencialidad
• Se garantiza el cumplimiento de estándares de seguridad

EL RESPONSABLE no realiza transferencia de datos personales a terceros para fines comerciales.

Está prohibido:

• Vender datos personales
• Ceder información sin autorización
• Utilizar datos para fines distintos a los definidos

13.1 Integración con sistemas externos

La plataforma podrá integrarse con sistemas externos oficiales o proveedores autorizados, con el fin de:

• Cumplir obligaciones legales
• Gestionar procesos de facturación electrónica
• Validar información requerida para la operación del sistema

En integraciones con entidades como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN):

• El acceso a la información se limita a lo estrictamente necesario
• No se realiza almacenamiento masivo de datos externos
• El tratamiento se realiza conforme a la normativa vigente

EL RESPONSABLE:

• No mantiene bases de datos externas de identificación
• No replica información gubernamental
• Realiza únicamente consultas o intercambios puntuales requeridos por el servicio

14. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados:

• Durante la vigencia de la relación contractual
• Mientras exista una finalidad legítima para su tratamiento
• Conforme a obligaciones legales aplicables

En caso de suspensión del servicio:

• La cuenta será inhabilitada
• Los datos permanecerán almacenados de forma segura
• El acceso operativo será restringido

La eliminación de datos procederá cuando:

• El titular lo solicite expresamente
• No exista obligación legal o contractual de conservarlos

En ausencia de solicitud de eliminación:

• Los datos podrán conservarse para fines de cumplimiento legal, seguridad y soporte contractual
• El acceso a los mismos permanecerá restringido

EL RESPONSABLE podrá aplicar políticas internas de retención y eliminación conforme a criterios técnicos y legales.

15. MODIFICACIONES

EL RESPONSABLE podrá modificar la presente política en cualquier momento.

Las modificaciones serán comunicadas mediante:

• Notificaciones dentro de la plataforma
• Canales oficiales de contacto

Se informará la fecha de entrada en vigencia de los cambios.

El uso continuado del servicio después de dicha fecha implica la aceptación de la política actualizada.

16. CONTACTO

Para el ejercicio de derechos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, el titular podrá utilizar los siguientes canales:

• Soporte técnico: support@syncdatasolutionsaj.com

Adicionalmente:

• Podrán habilitarse formularios internos dentro de la plataforma
• Dichos formularios podrán requerir autenticación
• Serán considerados canales oficiales válidos

17. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación.

Fecha de publicación: viernes 3 de julio del 2026

La política permanecerá vigente mientras EL RESPONSABLE realice tratamiento de datos personales.